L’administration d’une copropriété inclut l’enregistrement des flux financiers engendrés par le bien immobilier à travers la comptabilité. L’objectif de la comptabilité de la copropriété reste l’enregistrement des flux et la présentation des états financiers les plus vraisemblables possible. Toutefois, l’organisation du système d’information comptable est spécifique à cette activité. Comment est constitué le système comptable de la copropriété ? Comment fonctionne-t-elle ? Comment gérer la comptabilité de la copropriété ? Ce sont autant de questions qui seront traitées plus en détail ci-après.
Les états financiers en comptabilité de copropriété
Si vous trouvez vos charges de copropriété trop élevées, vous pouvez vous référer à un comparateur de syndic tel que meilleure copro.
Pour comprendre la comptabilité d’une copropriété, il faut pouvoir comparer les charges enregistrées dans les états financiers. À la différence des états financiers traditionnels, les états financiers en comptabilité de copropriété sont composés par les résumés des charges et dépenses engagées sur les opérations courantes et les travaux et/ou les opérations exceptionnelles.
En outre, le jeu d’états financiers est constitué par un budget prévisionnel de l’ensemble des dépenses sur l’exercice. Généralement, il s’agit d’une année civile. À ce budget s’ajoute un tableau récapitulatif des travaux en cours à la date de fin d’exercice. Par ailleurs, il y a un état général des avoirs en trésorerie de la copropriété après répartition des bénéfices. Ces différents états financiers sont présentés en assemblée générale (AG) pour une répartition des charges.
Le système d’information comptable en copropriété
L’enregistrement comptable d’une copropriété fonctionne selon la comptabilité d’engagement. Ce système comptable enregistre les opérations, dès lors qu’un engagement est créé à travers une facture ou toute autre pièce justificative. On parle alors d’une comptabilité en partie double. La charge est enregistrée au débit du compte de charge. Quant à l’engagement, il est inscrit au crédit d’un compte de tiers.
Ces écritures comptables journalières sont enregistrées dans un journal comptable. Par la suite, elles seront incluses dans un grand livre des comptes. En fin d’exercice, il faudra utiliser le grand livre qui résume toutes les opérations enregistrées. Le solde de chaque compte sera alors calculé pour créer la balance générale.
En fait, cette balance générale servira à la création des états financiers de l’indivision. Ces documents pourront ensuite être exploités pour piloter la gestion de la copropriété. Pour ce faire, vous passerez par l’analyse des charges, tout en respectant le budget prévisionnel.
Le budget prévisionnel
En réalité, le budget prévisionnel a deux objectifs principaux. D’une part, il sert à définir les actions à entreprendre. D’autre part, il permet d’anticiper les dépenses sur l’année d’exercice.
En général, ce document est établi au début de chaque année. En effet, ce devis des dépenses est un outil de pilotage de la trésorerie nécessaire à la copropriété pour fonctionner correctement. Le syndic a la responsabilité de construire ce budget prévisionnel et de le soumettre au vote auprès des copropriétaires. En fin de compte, ce papier est la feuille de route du syndic pour l’engagement de dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration du bâtiment. De même, le budget prévisionnel détermine les provisions pour charge à appeler auprès des copropriétaires en fonction de leur quote-part.
L’optimisation des charges
Dans l’exercice de ses fonctions, votre mandataire doit pouvoir réduire ses charges d’exploitation actuelles. Par conséquent, le syndic devra faire une veille concurrentielle pour connaître les charges des biens immobiliers similaires. Il peut faire cela à travers un comparateur de syndic.
Ce procédé permet d’identifier les postes de dépenses importants pour sélectionner les leviers d’action et optimiser les charges. En effet, le comparatif des charges de copropriété facilite l’appréciation des activités d’exploitation de l’immeuble. Vous pourrez ainsi déterminer si celui-ci est moindre par rapport aux autres biens similaires. En outre, le syndic sera régulièrement chargé de la vérification des écarts entre les dépenses effectives et le budget prévisionnel. Il faudra alors en identifier les raisons.
Finalement, le système comptable en copropriété repose sur le concept de comptabilité d’engagement par l’enregistrement des opérations en partie double dans les journaux, les grands livres et la balance des comptes en fin d’exercice. Quant aux états financiers, ils sont composés des résumés des dépenses de gestion courante et des travaux exceptionnels. La principale utilisation des états financiers en copropriété reste donc l’analyse du niveau des charges. Concrètement, vous aurez à comparer le budget prévisionnel et la moyenne des dépenses engagées pour un bien immobilier similaire sur le marché. Vous pourrez de ce fait apporter des changements dans votre méthode de gestion.
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