Trouver la bonne salle pour organiser votre événement n’est pas toujours facile. Cependant, il existe de nombreuses façons de vous aider dans vos recherches.
Consulter des annuaires
Lors de la recherche d’une salle loin de chez soi, il peut souvent être difficile de trouver des informations et d’avoir une idée générale des salles disponibles à la location par le bouche à oreille. Cependant, un logiciel annonces locatifs peut vous aider à trouver la salle qui vous convient. Ces sites proposent un large choix de chambres en France et au-delà. Vous trouverez également une section événements qui vous permet de trouver la meilleure salle pour votre réception.
Vous pourrez ainsi choisir parmi un grand nombre de salles et choisir des emplacements originaux comme des châteaux, des péniches ou encore des manoirs.
L’annuaire des salles permet autant de connaître en quelques clics les équipements disponibles dans la salle, ainsi que tous les services annexes proposés. Vous pouvez même consulter les avis clients pour vous aider à faire votre choix. De plus, les répertoires ont souvent des partenariats avec certaines salles qui leur permettent d’offrir des réductions aux clients qui réservent via leur site Web. Autant d’atouts qui devraient vous aider à trouver la meilleure salle de location. Enfin, certains annuaires proposent également des services de réservation de traiteurs. Une fois votre salle et votre traiteur choisis, vous avancerez à grands pas dans l’organisation de votre réception.
Se fier au bouche à oreille
Si vous cherchez à trouver une salle dans votre région, pourquoi ne pas profiter des expériences de vos proches et connaissances par le bouche à oreille ? Si ce dernier n’est pas aussi complet qu’un catalogue de chambres, il vous évite la mauvaise surprise de louer une salle dans votre quartier qui ne vous convient pas. N’hésitez pas à demander à vos proches s’ils sont satisfaits de leur lieu d’accueil ou la raison de leur déception.
Les critères à prendre en compte
- L’accessibilité
La salle est-elle facile d’accès ? Dans le cas d’une destination réelle, cela pourrait signifier un accès aérien, mais l’accès ferroviaire ou routier est également extrêmement important. Si c’est un lieu, tout dépend de son emplacement. Est-ce adapté aux participants ? Comment se gareront-ils à leur arrivée ?
- L’infrastructure
Pour les destinations, cela signifie la gamme et le nombre de chambres d’hôtel, la disponibilité de centres de conférence dédiés, etc. Pour les sites, cela signifie échelle, capacité, polyvalence et flexibilité.
- Le prix
Il est important de choisir une destination ou un lieu qui offre une réelle valeur ajoutée aux participants, et pas seulement un faible coût. La valeur est non négligeable car certains participants restent pour profiter au maximum de l’emplacement/du voyage.
- Les infrastructures événementielles
Cela comprend tout, des spécifications techniques à l’expertise du personnel du site.
- Les subventions/ promotions
Pour les destinations, cela signifie fournir un soutien en espèces ou en nature pour les événements à venir. Pour les sites, cela signifie avoir un menu complet « d’ajouts » qui peuvent être inclus dans les négociations.
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