À l’heure du digital, la dématérialisation de la facturation est devenue au cœur de la digitalisation de toutes entreprises. De plus, grâce à sa généralisation progressive impulsée par le gouvernement, elle prend effectivement son envol. D’ailleurs, une ordonnance vient de fixer le cadre juridique de la réforme relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre les assujettis à la taxe sur la transmission des données de transaction et la valeur ajoutée. En outre, la réforme mise en vigueur depuis juillet 2024 a rendu progressivement la facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises. Justement, dans cet article, voyons ensemble la signature électronique des factures.
Comment signer une facture électronique ?
Savez-vous que la signature électronique présente la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ? Effectivement, il s’agit d’un mécanisme vous permettant de signer un document en ligne de manière sécurisée et rapide.
Pour signer électroniquement une facture, il vous convient d’utiliser un certificat de signature électronique et un logiciel de signature électronique. Pour ce faire, vous devez vous procurer ce certificat auprès d’une autorité de certification reconnue comme celui sur le site https://www.chambersign.fr/signer/factures-7/.
À noter :
Le RGS ou Référentiel Général de Sécurité est la seule entité habilitée à qualifier les prestataires de certification électronique.
Ces certificats de signature nominatifs ont une durée de validité de 2 à 3 ans et sont attribués à une personne physique habilitée agissant pour une entreprise, sous forme :
- D’un logiciel
- D’un support matériel sous forme de carte à puce ou de clé USB
L’autre option consiste à utiliser une signature électronique logicielle, qui appose sur la facture un cachet de signature électronique. Cette méthode permet d’identifier l’autorité de certification ainsi que l’entité émettrice du cachet serveur.
Le cadre législatif lié à la facturation électronique
La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et de prestations de services entre les entreprises assujetties à la TVA. Tout comme la signature électronique, la facture électronique est également un document qui doit répondre à certains critères afin qu’elle soit acceptable aux yeux de tout un chacun. La loi impose certaines exigences à la facture électronique, elle doit en effet, être :
- Authentique
- Lisible
- Intègre
Selon la loi, il faut que l’émetteur et le destinataire de la facture électronique gardent un exemplaire de la facture pendant 6 ans.
En outre, elle doit aussi respecter les règles relatives à leur format, dont :
- La facture au format structuré : elle est composée uniquement de données structurées entendues entre les deux parties.
- La facture au format non-structuré : il s’agit de la facture traditionnelle qui reprend la présentation des factures au format papier. Elle se présente au format PDF, JPEG, HTML. Généralement, elle est transmise par email, imprimée, etc.
- La facture au format hybride : c’est une facture qui est très peu utilisée.
Le cadre législatif lié à la signature électronique
La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS qui définit 3 niveaux de sécurité de fiabilité, à savoir :
- La signature électronique simple
Elle désigne le premier niveau de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document. D’ailleurs, c’est actuellement la procédure la plus utilisée. Ici, les données présentées sous forme électronique sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique.
- La signature électronique avancée
Cette signature doit répondre à certaines exigences :
o Elle doit être liée au signataire de manière univoque
o Elle doit permettre d’identifier formellement le signataire
o Elle a été créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire. Dans ce cas, le niveau de confiance est élevé et le signataire peut l’utiliser de manière exclusive.
o Elle doit être attachée aux données associées à cette signature de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable.
- La signature électronique qualifiée
Il s’agit du stade le plus haut en matière de sécurisation de signature électronique. La signature électronique qualifiée repose sur un certificat qualifié de signature électronique. En effet, ce niveau de signature répond à des contraintes réglementaires définies en matière de vérification de l’identité du signataire.
Elle reprend à peu près les mêmes critères de sécurité que la signature avancée. Toutefois, elle demande que l’identité du signataire soit validée en amont et que la clé de signature se trouve dans un dispositif qualifié de création de signature électronique.
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